Privacyverklaring en verwerking persoonsgegevens Scoor Pleegzorg

Uw privacy

De medewerkers van Scoor pleegzorg dienen zorgvuldig met de gegevens van cliënten om te gaan. Wat zij wel en niet mogen en wat uw rechten zijn, staat in ons privacyreglement. Deze pagina geeft u informatie over de belangrijkste onderwerpen uit ons privacyreglement

Wat registreren wij?

Om u en/of uw kind zo goed mogelijk te kunnen helpen, dienen wij een aantal persoonlijke gegevens te verzamelen en te bewaren. Deze gegevens worden door ons zowel fysiek als digitaal bewaard. Het betreft dan onder andere de naam, adresgegevens en de geboortedatum van u en/of uw kind. Daarnaast gaat het om verslagen, beschikkingen, rapporten met adviezen en diagnoses van deskundigen en eventueel rapporten van de rechtbank. Deze gegevens verkrijgen wij via u en/of uw kind of vanuit verschillende gemeenten. De medewerkers van Scoor pleegzorg en de gemeenten gebruiken hiervoor het zogenaamde ‘1 Gezin 1 Plan’ format. Scoor pleegzorg kan ook informatie opvragen bij de school van uw kind, bij andere hulpverleningsinstanties of indien noodzakelijk bij de Raad voor de Kinderbescherming. Voor het opvragen van deze informatie wordt tijdens het intake gesprek zowel mondelinge als schriftelijke toestemming aan u gevraagd.

Wat zijn uw rechten?

In principe heeft iedere cliënt het recht:

Op inzage in zijn of haar eigen dossier
Om kopieën van gegevens uit het dossier te ontvangen
Om onjuiste gegevens te laten wijzigen
Om gegevens uit het dossier te laten verwijderen

Het inzien en kopiëren van dossier gegevens

Een cliënt van twaalf jaar of ouder kan zelf aan Scoor pleegzorg vragen om zijn gegevens uit het dossier in te mogen zien. De wettelijke vertegenwoordiger heeft het recht om gegevens van zijn kind in te zien wanneer zijn kind nog geen zestien jaar is. Als u het dossier wilt inzien, kunt u dit schriftelijk verzoeken aan Scoor pleegzorg. Vermeld in uw brief de volledige naam van het betreffende kind. U krijgt binnen vier weken schriftelijk antwoord. U kunt niet zonder meer alle gegevens uit het dossier inzien. Zo geven wij geen inzage wanneer het inzien van het dossier in strijd is met de belangen van uw kind. Wij kunnen tevens inzage van privacy gevoelige informatie weigeren die over andere personen gaat. Wanneer u bericht krijgt dat u het dossier mag inzien, wordt u uitgenodigd om de gegevens te komen bekijken. Na afloop van de afspraak kunt u aangeven of en van welke stukken u een kopie wenst te ontvangen. U kunt de kopieën op een later tijdstip op komen halen. Voor het maken van de kopieën brengen wij kosten in rekening. Deze kosten betaalt u bij het ophalen van de kopieën.

Hoe kunt u een dossier laten wijzigen?

Als u vindt dat er gegevens in het dossier onjuist zijn, kunt u schriftelijk vragen om een wijziging. Vermeld in uw brief de volledige naam van het betreffende kind. Geef duidelijk aan welke gegevens volgens u niet kloppen en wat de correcte gegevens moeten zijn. U krijgt binnen vier weken schriftelijk bericht van ons. Let op: er kunnen alleen gegevens worden gecorrigeerd die feitelijk niet kloppen zoals een onjuiste geboortedatum, onjuiste gegevens over de school of over het verloop van eerdere hulpverlening. Bent u het oneens met de mening van een hulpverlener of een andere beroepskracht in het dossier, kunt u deze gegevens niet laten wijzigen. In dat geval kunt u ons wel vragen om uw standpunt in het dossier op te nemen.

Kunt u vragen om verwijdering van gegevens uit het dossier?

Een cliënt (of indien jonger dan twaalf jaar: zijn of haar wettelijk vertegenwoordiger) kan bij Scoor pleegzorg een schriftelijk verzoek indienen tot verwijdering van gegevens uit het dossier. Wij kunnen hier echter niet in alle gevallen aan voldoen. Er mogen bijvoorbeeld geen gegevens worden verwijderd als deze in het belang van een ander persoon moeten worden bewaard. Ook mogen wij geen gegevens verwijderen als een wettelijke bepaling ons dat verbiedt (bijvoorbeeld bij casuïstiek waarbij sprake is van kindermishandeling of huiselijk geweld).

Geeft Scoor pleegzorg informatie aan derden?

De medewerkers van Scoor pleegzorg mogen informatie die betrekking heeft op u en/of uw kind niet zonder uw toestemming aan derden verstrekken. In principe geven wij de betreffende informatie alleen als u ons daarvoor toestemming heeft gegeven. Op deze regel gelden echter een aantal uitzonderingen. In sommige gevallen zijn er redenen waarom Scoor pleegzorg ook zonder uw toestemming informatie mag opvragen of verstrekken aan derden, maar in die gevallen zal de Manager Zorg van Scoor pleegzorg contact met u opnemen.

Hoe lang wordt het dossier bewaard?

De gegevens in het dossier van u en/of uw kind worden niet langer bewaard dan nodig is voor het doel waarvoor ze worden gebruikt. Conform de Jeugdwet begint de bewaartermijn van 15 jaar te lopen op het moment dat een kind 18 jaar wordt. Vanaf het moment dat uw kind 18 jaar is geworden, blijven de gegevens dus nog vijftien jaar bewaard. De gegevens worden nog langer bewaard als dat nodig is voor goede hulpverlening. Na het verstrijken van de bewaartermijn worden de gegevens vernietigd. Desgewenst wordt het dossier in overleg met u eerder vernietigd, maar in ieder geval pas na de beëindiging van de zorg.

Zo verwerken wij persoonsgegevens

Om de pleegzorg begeleiding die wij verlenen zo goed mogelijk vorm te geven, verwerken wij persoonsgegevens: informatie die iets zegt over een persoon, of informatie die direct of indirect naar hem/haar te herleiden is.
Iedere handeling die wij met persoonsgegevens uitvoeren, wordt ‘verwerken van persoonsgegevens’ genoemd. Zoals het opvragen van informatie over bijvoorbeeld een cliënt of medewerker en/of het delen ervan met iemand anders.
Als je vragen hebt over jouw persoonsgegevens en de bescherming ervan, schrijf of mail dan onze Functionaris voor Gegevensbescherming.

Zij is bereikbaar via deze contactgegevens:
Scoor pleegzorg
Jan Campertstraat 5
6416 SG Heerlen
E:info@scoor pleegzorg.nl
T: 0458200222

Verwerken en bewaren bijzondere persoonsgegevens

Definitie persoonsgegeven:
Een persoonsgegeven is informatie die iets zegt over een persoon of, direct of indirect, herleidbaar is naar een persoon. Iedere handeling die wij uitvoeren met persoonsgegevens, wordt het verwerken van persoonsgegevens genoemd. Hierbij kan het bijvoorbeeld gaan om het opvragen van informatie of het delen van informatie met iemand anders. Maar we hebben ook bijvoorbeeld naam, adres en geboortedatum nodig om brieven te kunnen sturen en om onze zorg in rekening te brengen bij de gemeente.
Bijzondere persoonsgegevens
Wij verwerken ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn persoonsgegevens die iets zeggen over bijvoorbeeld iemands etnische afkomst, religie, gezondheid of seksuele gerichtheid. De verwerking hiervan is extra beschermd door de wet. Wij vragen voor het verwerken van de bijzondere persoonsgegevens uitdrukkelijk toestemming. In andere gevallen mogen wij deze gegevens ook zonder toestemming verwerken omdat ze noodzakelijk zijn met het oog op onze rechten en verplichtingen.
Cliëntdossier
Wij bewaren gegevens van de cliënt en het gezin in een dossier. In het dossier staan de persoonsgegevens van de cliënt en de overige gezinsleden. Ook staat in het dossier relevante inhoudelijke informatie die wij over de cliënt hebben ontvangen of verzameld. De informatie is meestal door de betrokkene zelf aangedragen of door anderen, bijvoorbeeld een school of huisarts. Het dossier bevat privacygevoelige informatie. Dat betekent dat het dossier niet zomaar is op te vragen of in te zien door anderen. Al onze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht.

Uitgangspunten verwerken persoonsgegevens

Wij verwerken persoonsgegevens op grond van toestemming of een wettelijke verplichting of ter uitvoering van een overeenkomst.
Wij verwerken alleen persoonsgegevens die voor de uitvoering van de taken noodzakelijk zijn. Daarbij zorgen we ervoor dat persoonsgegevens alleen verwerkt worden voor het specifieke doel waarvoor ze verzameld zijn.
Wij gaan zeer zorgvuldig om met de verwerking van persoonsgegevens en we houden ons hierbij aan de geldende wetgeving.
Wij zorgen ervoor dat de persoonsgegevens juist zijn en worden geactualiseerd waar nodig.
Wij zijn transparant over welke persoonsgegevens we verwerken.
Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging, beschadiging en ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking.
Wij bewaren met betrekking tot cliënten persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt. Wij houden ons hierbij aan de geldende wetgeving voor de bewaartermijnen.

Rechtsgrond verwerken persoonsgegevens cliënten

Art 6 lid 1 sub a AVG: de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden.
Art 6 lid 1 sub c AVG: de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting (bijvoorbeeld de Jeugdwet en de WGBO) die op Scoor pleegzorg rust.
Art 6 lid 1 sub f AVG: de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Scoor pleegzorg en diens opdrachtgevers. Een gerechtvaardigd belang doet zich voor als, in het belang van het kind anders dan op grond van toestemming of wettelijke grondslag, wordt overgaan tot inzet van hulpverlening.
Voor bijzondere persoonsgegevens van cliënten, hun ouders en pleegouders geldt de volgende grondslag:
Art 6 lid 1 sub a AVG in combinatie met Art 9 lid 2 sub a AVG: de betrokkene heeft uitdrukkelijk toestemming gegeven voor de verwerking van deze bijzondere persoonsgegevens in het kader van de dienstverlening van Scoor pleegzorg, voor één of meer specifieke doeleinden.

Rechtsgrond verwerken persoonsgegevens medewerkers

Art 6 lid 1 sub b AVG: de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen.
Voor bijzondere persoonsgegevens van medewerkers wordt de grondslag gebruikt: Art 6 lid 1 sub a AVG in combinatie met Art 9 lid 2 sub a AVG: de medewerker heeft uitdrukkelijk toestemming gegeven voor de verwerking van deze bijzondere persoonsgegevens in het kader van de arbeidsovereenkomst met Scoor pleegzorg voor één of meer specifieke doeleinden.

Rechtsgrond verwerken persoonsgegevens derden

Art 6 lid 1 sub b AVG: de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen.
Art 6 lid 1 sub a AVG: de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden.

Uitwisseling persoonsgegevens

Met toestemming
Wij mogen persoonlijke gegevens van de betrokkene niet zomaar aan anderen doorgeven of gegevens over de betrokkene opvragen. Het uitgangspunt is dat voor het uitwisselen van persoonsgegevens toestemming van de betrokkene nodig is om de geheimhoudingsplicht te kunnen doorbreken. En wij moeten beoordelen of door het uitwisselen van informatie niet de privacy van andere personen wordt geschonden.

Zonder toestemming
In de volgende situaties kan Scoor pleegzorg zonder toestemming van de betrokkene informatie met een derde uitwisselen:

Bij een ondertoezichtstelling mogen wij zonder toestemming informatie bij andere beroepskrachten opvragen die noodzakelijk is voor de uitvoering van de ondertoezichtstelling. En de beroepskrachten moeten ons deze informatie geven. Ook als zij een geheimhoudingsplicht hebben.
Scoor pleegzorg is wettelijk verplicht informatie te verstrekken, zoals aan de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd bij een calamiteit of het verstrekken van het BSN aan een jeugdhulpaanbieder om jeugdhulp te kunnen inzetten.
Scoor pleegzorg mag zonder toestemming gegevens uitwisselen met instanties die hiervoor een wettelijke grondslag hebben. Voorbeelden hiervan zijn: de Raad voor de Kinderbescherming, Veilig Thuis, de rechterlijke macht en het openbaar ministerie als dat nodig is om de jeugdige te beschermen.
Als het voor het uitvoeren van de jeugdhulp noodzakelijk is, verstrekt Scoor pleegzorg gegevens aan hulpverleners of instanties die direct betrokken zijn bij de hulpverlening. Dit kan gebeuren bijvoorbeeld op grond van artikel 5.2.6 WMO.
Scoor pleegzorg kan op grond van artikel 7.1.4.1 Jeugdwet zonder toestemming van de jeugdige of zijn wettelijk vertegenwoordiger, en zo nodig met doorbreking van de op grond van de ambt of beroep geldende plicht tot geheimhouding, een jeugdige melden aan de Verwijsindex. Dit kunnen wij doen als wij een redelijk vermoeden hebben dat de jeugdige in de noodzakelijke voorwaarden voor een gezonde en veilige ontwikkeling naar volwassenheid daadwerkelijk wordt bedreigd.
Scoor pleegzorg mag gegevens uitwisselen met de Klachtencommissie Jeugd Zuid Nederland, tuchtcolleges zoals van SKJ/BIG en de Nationale- en Kinderombudsman in het geval van een (tucht)klacht of in het kader van juridische procedures.
Als een medewerker van Scoor pleegzorg vindt dat hij alleen door anderen te informeren ernstig nadeel, een strafbaar feit of gevaar voor de jeugdige of een andere betrokkenen kan voorkomen kan de medewerker bijvoorbeeld persoonsgegevens verstrekken aan de politie of de casus inbrengen in een samenwerkingsverband zoals een Zorg- en Veiligheidshuis.
Scoor pleegzorg geeft persoonsgegevens (NAW: naam/adres/woonplaats, BSN en ingezette dienstverlening) door aan gemeenten ter controle van de facturering van ons werk of die voor de gemeente noodzakelijk zijn voor de toegang tot jeugdhulp.

Opslagplaats persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden opgeslagen in goed beveiligde systemen. Soms schakelen we andere organisaties in om gegevens voor ons te verwerken, bijvoorbeeld voor het onderhoud en het beheer van onze ICT-systemen. Deze leveranciers zijn zorgvuldig geselecteerd en we hebben met hen in verwerkersovereenkomsten duidelijke afspraken gemaakt over geheimhouding en beveiliging.

Bewaartermijnen persoonsgegevens cliënten

Op grond van de Jeugdwet moeten wij gegevens 20 jaar bewaren, te rekenen vanaf het tijdstip van het einde van de zorg. In sommige situaties bewaren wij een dossier langer dan 20 jaar. Bij ondertoezichtstelling of voogdij bewaren wij het dossier tot maximaal 30 jaar na de meerderjarigheid van de jongere. (zie ook: recht op gegevens wissing)

Bewaartermijnen persoonsgegevens medewerkers

Vier bewaartermijnen
Twee jaar
Deze termijn geldt voor het overgrote deel van de werknemersgegevens in het personeelsdossier. Hieronder vallen: verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken, arbeidsovereenkomsten en wijzigingen hierin, correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag, afspraken over werkzaamheden voor de ondernemingsraad, correspondentie met de bedrijfsarts en het UWV over ziekteverzuim en re-integratie, getuigschriften en administratieve verzuimgegevens.

Vijf jaar
Voor sommige gegevens uit het personeelsdossier geldt een fiscale bewaarplicht. Dit betekent dat de Belastingdienst Scoor pleegzorg verplicht om die gegevens een bepaalde periode te bewaren. Voorbeelden hiervan zijn uw loonbelastingverklaring en een kopie van uw identiteitsbewijs. Deze moeten wij als werkgever vijf jaar bewaren nadat u uit dienst bent.

Zeven jaar
De gegevens uit de salarisadministratie, die fiscaal van belang zijn, bewaren wij zeven jaar nadat je uit dienst bent. Bijvoorbeeld de persoonlijke gegevens van de ex-werknemer (stamkaart), datum van indiensttreding, de salarisadministratie en arbeidsvoorwaarden.

Langer dan 2, 5 of 7 jaar
Scoor pleegzorg kan gegevens van een (ex-)werknemer langer bewaren als er een arbeidsconflict is (geweest) of als er bijvoorbeeld een rechtszaak loopt. In dat geval is er nog steeds een welbepaald en gerechtvaardigd doel waarvoor het noodzakelijk is de gegevens te bewaren. Is dit gerechtvaardigd doel niet meer aanwezig dan moeten wij deze persoonsgegevens vernietigen.

Bewaartermijnen persoonsgegevens sollicitanten

Als je bij ons hebt gesolliciteerd en de functie niet hebt gekregen, dan bewaren wij de sollicitatiegegevens (sollicitatiebrief en cv) tot maximaal vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure.
Je kunt toestemming geven om jouw gegevens langer te bewaren. Dit vragen wij dan expliciet. Bijvoorbeeld omdat er op een later tijdstip mogelijk een passende functie vrijkomt waarvoor je benaderd wilt worden. In dat geval bewaren wij gegevens tot maximaal één jaar na het verstrekken van de toestemming.
Datalekken
Wij werken volgens een protocol voor datalekken. Mocht het, ondanks alle voorzorgsmaatregelen, toch gebeuren dat anderen toegang krijgen tot persoonsgegevens dan doen wij melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Rechten van betrokkenen

Alle personen van wie Scoor pleegzorg persoonsgegevens verwerkt, hebben op grond van de AVG het recht tot inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens.

Recht van inzage

Je kunt voor inzage in het dossier het formulier cliëntdossier inzien invullen.
Alleen personen die in het dossier staan hebben de mogelijkheid het dossier in te zien. Ouders staan vaak in het dossier, maar kunnen niet altijd vanzelfsprekend het dossier van hun kind inzien. Dit hangt af van de leeftijd van het kind.

Cliënten jonger dan 12 jaar kunnen in principe niet hun eigen dossier inzien. Alleen een ouder met gezag of voogd kan dat namens de cliënt doen.
Cliënten van 12 jaar of ouder mogen zelf hun dossier inzien
Cliënten van 16 jaar of ouder mogen zelf hun dossier inzien én bepalen of ouders/verzorgers ook in het dossier mogen kijken.

Een ouder kan geen gegevens uit het dossier inzien als wij inschatten dat dit niet in het belang is van het kind. Ook informatie in het dossier over derden (bijvoorbeeld een ex-partner) kan alleen na toestemming van die andere persoon worden ingezien.

Wanneer om inzage in het dossier wordt gevraagd, stellen wij allereerst je identiteit vast. Als je het recht hebt om het (eventueel gedeeltelijke) dossier in te zien, geven wij inzage binnen een maand na indiening van het verzoek. In principe sturen wij het dossier digitaal versleuteld toe.

Recht op rectificatie

Je kunt ons via info@scoorpleegzorg.nl verzoeken tot correctie van wat jou betreft onjuiste persoonsgegevens in het dossier.
Het recht op rectificatie is bedoeld om duidelijke fouten, of iets dat ontbreekt, te herstellen bij onjuistheden die op eenvoudige en objectieve manier zijn vast te stellen. Zoals een fout in een geboortedatum of onjuiste gegevens over een school.
Het recht op rectificatie in de AVG gaat niet over inhoudelijke toetsing van een vastgelegd persoonsgegeven. Een mening, een interpretatie of een inhoudelijke conclusie wordt niet bedoeld.
Rectificatie van persoonsgegevens vindt alleen plaats als je identiteit is vastgesteld. Wij berichten schriftelijk en uiterlijk binnen een maand na ontvangst van het verzoek of wij aan dit verzoek voldoen. Bij weigering vermelden wij de reden.
Wordt rectificatie niet ingewilligd en je blijft het oneens met bepaalde gegevens die zijn opgenomen in het dossier dan kun je ons verzoeken een eigen verklaring aan het dossier toe te voegen.

Recht op gegevenswissing

Je kunt ons via info@scoorpleegzorg.nl verzoeken jouw dossier te vernietigen.
Hierbij is het volgende belangrijk: De AVG laat ruimte voor een uitzondering op het recht op vernietiging van persoonsgegevens. Op grond van art 7.3.8 lid 3 van de Jeugdwet moet Scoor pleegzorg het dossier gedurende 20 jaar na afloop van de zorg bewaren. Bij ondertoezichtstelling of voogdij bewaren wij het dossier tot maximaal 30 jaar nadat de cliënt meerderjarig is (zie ook Bewaartermijn). Op basis van art. 7.3.9 van de Jeugdwet hebben betrokkenen bij een dossier de mogelijkheid een verzoek in te dienen voor vernietiging van het cliëntdossier.

Autoriteit Persoonsgegevens

Je hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder als er twijfel is over het privacy beleid of de manier waarop wij omgaan met persoonsgegevens. Dit kan via de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Scoor pleegzorg – januari 2025